Stor gevinst med Canon eSign
På vårparten 2019 introduserte Canon Business Center Buskerud en løsning for digitalisering av signeringsprosessen i Akademiet gjennom bruk av Canon eSign. Løsningen gir elever og foresatte mulighet til å signere elevkontakter og andre avtaler med skolen digitalt.
«Canon eSign har gitt oss store ressursmessige besparelser og sikkerhet både i forbindelse med signering og videre dokumenthåndtering.»
Lasse Wiik, Skoleadministrativ rådgiver i Akademiet.
Signering av elevkontrakter på Akademiet
Akademiet Videregående Skole tegner hvert år over 1000 kontrakter med elever ved sine skoler. I tillegg fornyes 1500 eksisterende avtaler og en rekke andre dokumenter skal også signeres, enten av eleven selv eller av foresatt.
Lasse Wiik arbeider med skoleadministrative systemer i Akademiet og kan fortelle om betydelig ressursbruk ved tradisjonelle metoder for signering. – Tidligere gjorde vi dette veldig tradisjonelt ved at vi sendte ut avtalene som vanlig brevpost, ofte også med returkonvolutt. De rene forsendelseskostnadene var betydelige, i tillegg var det vanskelig å holde kontroll med hva som var mottatt i retur og hva som var sendt ut. Vi laget et system med lister vi måtte arbeide med å holde oppdatert og brukte disse som grunnlag for å sende for eksempel purringer når det var nødvendig. Det sier seg selv at det krevde god orden og en ikke ubetydelig ressursinnsats for å holde dette a jour!
Akademiet effektiviserer med Canon eSign
Akademiet skal være Norges beste og mest fremtidsrettede skole både når det gjelder pedagogikk og teknologi. Det innebærer å ta i bruk innovative løsninger som bidrar til effektivisering, kvalitet og besparelser ved drift av skolen, sier Wiik.
«Ved hjelp av Canon eSign kan vi sende ut dokumentene enkeltvis eller etter en digital distribusjonsliste. Når vi sender ut dokumentene har vi fortløpende oversikt over hva som skjer videre – når mottaker har åpnet dokumentet eller om mottaker ikke har åpnet. Dersom vi setter en tidsfrist for signering, sender løsningen automatisk ut påminnelse til mottakeren. Dette gjør at vi hele tiden har oversikt over hvem som har signert og hvem som ikke har gjort det og slipper å oppdatere lister manuelt. Dette sparer oss for betydelig ressursbruk i forbindelse med oppfølging og oversikt, i tillegg til at prosessen oppfattes som brukervennlig og profesjonell av våre elever og foresatte.»
Lasse Wiik, Skoleadministrativ rådgiver i Akademiet.
Mottaker kan velge å signere på PC eller Mac, nettbrett eller på telefon. Flere kan signerer ett og samme dokument, som for eksempel elev og foresatt. For verifisering av mottaker kan to-trinns autentisering gjennom SMS eller Bank-ID benyttes. Signerende parter mottar et digitalt juridisk bindende PDF-dokument og ektheten av dette kan når som helst verifiseres hos en signaturmyndighet.
Spørsmål om Akademiets løsning og Canon eSign? Ta gjerne kontakt med oss.
Richard Engelstad
richard.engelstad@cbcb.no
eller på telefon
95985157